Veel ondernemingen zijn verplicht hun uiteindelijke begunstigden te registreren in het UBO-register binnen de 30 dagen na de oprichting van hun vennootschap, (I)VZW, stichting, andere rechtspersoon of beheerders van nieuwe gevormde entiteiten.
Denk eraan hun hierover te informeren!
Een bericht van de Algemene Administratie Thesaurie:
Als accountant en belastingadviseur ondersteunt u uw cliënten regelmatig bij het oprichten van hun onderneming.
Denk eraan om uw cliënten te informeren over het belang van de registratie in het UBO-register bij de oprichting van hun onderneming: binnen de 30 dagen na de oprichting van hun vennootschap, (I)VZW, stichting of andere rechtspersoon, zijn uw cliënten verplicht hun uiteindelijke begunstigden te registreren in het UBO-register van de FOD Financiën.
Waarom is de UBO-registratie essentieel?
De registratie van de uiteindelijke begunstigden in het UBO-register is geen eenvoudige administratieve formaliteit; het is een belangrijke meerwaarde voor de transparantie en geloofwaardigheid van de onderneming van uw cliënt. Het stelt alle betrokkenen in staat te weten wie de onderneming controleert of bezit.
De registratie van de uiteindelijke begunstigden van uw cliënt stelt hem in staat om:
- De geloofwaardigheid bij zijn partners te versterken;
- De financiële risico’s te beperken door duidelijk zijn uiteindelijke begunstigden te identificeren;
- Bij te dragen aan de strijd tegen witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Laten we ook niet vergeten dat deze registratie een wettelijke vereiste is. Het niet naleven van deze verplichting of het registreren van onjuiste informatie kan leiden tot zware sancties voor uw cliënten, met boetes variërend van 250 tot 50.000 euro, of zelfs een schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Welke stappen moet uw cliënt of u als vertegenwoordiger ondernemen?
Uw cliënt zal het UBO-register in drie verschillende situaties moeten raadplegen:
1.Initiële registratie
Bij de oprichting van zijn onderneming moet uw cliënt inloggen op het UBO-register en voor de eerste keer de uiteindelijke begunstigden registreren, dit binnen de 30 dagen na de oprichting van de onderneming. Hij moet ook elk document toevoegen dat aantoont dat de geregistreerde informatie juist, passend en actueel is (bijvoorbeeld een kopie van het aandelenregister, het verslag van de algemene vergadering, een aandeelhoudersovereenkomst, enz.).
Als de geregistreerde informatie al is opgenomen in een akte gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, hoeft uw cliënt geen extra bewijsdocument toe te voegen en kan hij zijn UBO-registratie eenvoudig koppelen aan het Belgisch Staatsblad in de applicatie.
2. Update bij wijziging
Bij wijziging van de identiteit of de mate van controle van de uiteindelijke begunstigden moet uw cliënt de informatie binnen de 30 dagen na de wijziging bijwerken in het UBO-register.
3. Jaarlijkse bevestiging
Elk jaar, ook al is er geen wijziging geweest, moet uw cliënt het UBO-register raadplegen om de gegevens te bevestigen. Het is niet nodig om de gegevens opnieuw in te voeren; een simpele bevestiging is voldoende. Dit garandeert dat de gegevens altijd de realiteit weerspiegelen.
Een vereenvoudigde UBO-opvolging dankzij onze samenwerking met ITAA
In het verleden hebben we nauw samengewerkt met de ITAA om uw taken te vereenvoudigen en het gebruik van het UBO-register te verbeteren.
Als reactie op uw suggesties hebben we de module voor vertegenwoordigers geïmplementeerd. Nu zijn alle gegevens met betrekking tot de UBO-verplichtingen van uw cliënten, waarvoor u als vertegenwoordiger optreedt, gebundeld op één plaats. U kunt in één oogopslag zien of elke cliënt up-to-date is met zijn bewijsdocumenten en jaarlijkse bevestiging. Deze vereenvoudigde opvolging stelt u in staat om de naleving van uw cliënten eenvoudig te waarborgen.
We hebben ook eStox, het elektronische register van aandelen, gekoppeld aan ons UBO-register om uw werkzaamheden te vergemakkelijken. Elke wijziging van aandeelhouders die in eStox wordt geregistreerd, wordt automatisch overgedragen naar het UBO-register. Bovendien kan de jaarlijkse bevestiging van de UBO-gegevens rechtstreeks via eStox worden uitgevoerd, zonder dat er bewijsdocumenten in het UBO-register moeten worden toegevoegd. Dit bespaart u echt tijd.
Deze verbinding maakt het met name mogelijk:
- zekerheid en kwaliteit van de registratie in het UBO-register ;
- een snelle gegevensstroom waardoor de actualiteit van de gegevens in het UBO-register gegarandeerd is;
- geen verschil mogelijk tussen de gegevens in het UBO-register en het elektronische aandelenregister (wat niet het geval is bij directe registratie van uiteindelijk begunstigden in het UBO-register of bij wijzigingen in het aandelenregister zonder doorgifte aan het UBO-register) ;
- effectiviteit van bewijsstukken en kwaliteitsbehoud.
Denk eraan om uw cliënten te informeren over het belang van de UBO-registratie bij de oprichting van hun onderneming
U speelt een belangrijke rol om uw cliënten te helpen deze wettelijke verplichting na te komen en de transparantie van hun onderneming te waarborgen. Een proactieve opvolging versterkt niet alleen hun geloofwaardigheid, maar ook de uwe als vertrouwde adviseur. We danken u bij voorbaat voor uw samenwerking.
Hulp nodig? Wilt u uw suggesties met ons delen?
