Met deze mededeling wensen we de praktijk te verduidelijken die moet worden toegepast bij de overdracht van een dossier ter gelegenheid van een opvolging tussen confraters.
Uw tussenkomst ten aanzien van uw voorganger is niet alleen de logische voortzetting van uw nieuwe opdracht voor de cliënt, maar heeft noodzakelijkerwijs gevolgen voor het einde van de relatie tussen de cliënt en de voorganger.
De gevolgen van uw tussenkomst bij de voorganger dient in 3 verschillende onderdelen te worden onderscheiden:
- De overdracht van de documenten van de cliënt.
- De ondertekening van de inventaris van de overgedragen documenten.
- De beëindiging van de opdracht van uw voorganger.
De overdracht van de documenten van de cliënt
De wet van 17 maart 2019 tot reglementering van het beroep voorziet in de verplichting van de beroepsbeoefenaar om documenten uit handen te geven op verzoek van de cliënt (art. 43)[1]. Er wordt niet uitdrukkelijk melding gemaakt van een rol voor de opvolger bij het opvragen en de afgifte van de documenten van de cliënt.
Het reglement van plichtenleer van de accountants schrijft wel uitdrukkelijk voor dat de voorganger alle documenten ter beschikking zal stellen van zijn opvolgende confrater (of van de cliënt)[2], net als de gedragslijnen inzake de beroepsrelaties tussen de leden van het IBR, het IAB en het BIBF.[3]
In afwachting van het toekomstige koninklijk besluit over de deontologie, dat de rol van de opvolger verder zou kunnen bepalen, is het ITAA van oordeel dat de opdrachtbrief, minstens stilzwijgend, een mandaat omvat om de documenten op te vragen en te ontvangen in naam en voor rekening van de cliënt.
U moet dus geen afzonderlijke of enige bijzondere volmacht voorleggen als u bij het meedelen van uw opvolging aan uw confrater ook om de overdracht van het dossier verzoekt. U dient in uw communicatie aan uw confrater er wel op te wijzen dat u over het vereiste mandaat beschikt ingevolge de opdrachtbrief die u heeft afgesloten met uw cliënt.
De voorganger dient in dat geval de stukken aan u over te dragen onmiddellijk nadat u het verzoek om overdracht heeft gedaan[4].
Het hoeft geen betoog dat de beroepsbeoefenaar, die hierbij laat uitschijnen effectief gemandateerd te zijn hoewel dit (nog) niet het geval is, zich blootstelt aan tuchtrechtelijke vervolging en de cliënt of de voorganger daartoe klacht kan indienen bij het Instituut.
Het opstellen van een inventaris van de overgedragen documenten
Wat de inventaris van documenten betreft, dient te worden verwezen naar de bepalingen van de deontologische codes die vóór de wet van 17 maart 2019 zijn aangenomen en die van toepassing blijven[5].
Deze bepalingen verplichten de voorganger die de documenten aan een opvolgende confrater overdraagt, deze inventaris op te stellen[6].
In uw hoedanigheid van opvolgend confrater kan u deze ondertekenen, aangezien de deontologische regels u daartoe machtigen. Door het afsluiten van de opdrachtbrief met uw cliënt, worden deze bepalingen op u van toepassing als opvolgend confrater.
Indien uw voorganger de documenten elektronisch verzendt, kan uw aanvaarding van de inventaris per e-mail worden bezorgd. In dit verband is de loutere bevestiging van ontvangst of lezing van de e-mail niet voldoende.
De beëindiging van de opdracht van de voorganger
De deontologie vereist dat u uw voorganger schriftelijk informeert dat u de zaak overneemt[7].
De uitvoering van de deontologische verplichting om contact op te nemen met de voorganger mag echter geen onzekerheid creëren over de modaliteiten van de beëindiging van de contractuele relatie tussen de cliënt en uw voorganger. De kennisgeving van de opvolging vereist dat de cliënt zich bewust is van de beëindigingmodaliteiten in de opdrachtbrief met de voorganger.
1. De eerbiediging van een opzeggingstermijn ten gunste van de voorganger
In de praktijk zal u normalerwijs met uw voorganger een plan van aanpak afspreken wat betreft de voortzetting van de opdracht en de overdracht van het dossier.
De cliënt kan evenwel gehouden zijn een opzeggingstermijn in acht te nemen tussen de datum van de kennisgeving van de beëindiging aan de voorganger en de effectieve datum van de beëindiging.
Alvorens uw voorganger in kennis te stellen van het tijdstip waarop u de opdrachten zal overnemen, dient u zich hiervan derhalve te vergewissen. In dit verband moet u de cliënt vragen om de verbintenissen na te gaan die hij is aangegaan in de opdrachtbrief die hij met de voorganger heeft gesloten (opzeggingstermijn of eventuele opzeggingsvergoeding).
Indien u op dit vlak de minste twijfel heeft, adviseren wij u vanuit juridisch oogpunt[8] de aanvangsdatum van uw diensten pas vast te stellen nadat de cliënt de datum van het einde van de opdracht van uw voorganger heeft meegedeeld.
Wat betreft de eventuele opzeggingstermijn die in de opdrachtbrief wordt opgelegd aan de cliënt die de overeenkomst wenst te beëindigen, herinneren wij eraan dat deze deontologisch gezien geen onredelijke duur mag hebben[9].
2. De cliënt wenst de opdracht onmiddellijk te beëindigen
In sommige gevallen wenst de cliënt de opdracht onmiddellijk te beëindigen, bijvoorbeeld omdat hij uw voorganger bepaalde tekortkomingen verwijt en dus de beëindiging van het contract ten nadele van deze laatste wil rechtvaardigen. In dat geval dient u de nodige terughoudendheid en neutraliteit aan de dag te leggen en derhalve geen boodschapper te worden voor de cliënt inzake zijn klachten naar uw voorganger toe.
In dergelijke discussiegevallen kan u desalniettemin uw opvolging te kennen geven aan de voorganger en het dossier opvragen, mits uitdrukkelijke instructie daartoe van de cliënt. Deze laatste dient zich immers vooraf bewust te zijn van de mogelijke juridische risico’s verbonden aan de (al dan niet terechte) onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst. De kennisgeving van uw opvolging, mag de cliënt in die beoordeling niet voor een voldongen feit plaatsen.
Besluit
Er moet geen bijzondere volmacht worden voorgelegd als u bij het opvragen van de documenten meedeelt uw confrater op te volgen op basis van een afgesloten opdrachtbrief.
De overname van de opdracht overeenkomstig de wensen van de cliënt dient vlot en op confraternele wijze te verlopen, zodat zowel de voorganger als de opvolger een minimum aan goede wil aan de dag dienen te leggen, hetgeen wij u aanmoedigen te doen.
Wij sluiten deze mededeling af met u eraan te herinneren dat het achterhouden van documenten van cliënten een inbreuk vormt op de deontologie en derhalve tuchtrechtelijk zal worden behandeld.
[1] Ter zake kan ook verwezen worden naar het gelijkluidende artikel 11 §3 van het reglement van plichtenleer van het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten, zoals goedgekeurd door het KB van 10 oktober 2013 en zoals hernomen via KB van 18 juli 2017 en KB van 14 januari 2021.
[2] Artikel 23, alinea 2 van het K.B. van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement van plichtenleer der accountants.
[3] Het zesde principe van de gedragslijnen inzake de beroepsrelaties tussen de leden van het IBR, het IAB en het BIBF schrijft voor dat bij een dossieroverdracht tussen confraters, alle documenten, ongeacht de drager, eigendom van de cliënt, alsook deze die vallen onder de wederzijdse confraternele hulp en hoffelijkheid, ter beschikking moeten worden gesteld aan de opvolger.
[4] Artikel 43 van de wet van 13 maart 2019 verplicht de beroepsbeoefenaar om de documenten van de cliënt onverwijld over te dragen.
[5] Zie R.v.S. 9 juli 2002, arrest nr. 108.981 over het beginsel van de handhaving van een koninklijk besluit ondanks de uitvaardiging van een nieuwe wet.
[6] Artikel 23, derde lid van het Koninklijk besluit van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement van plichtenleer der accountants; Artikel 17, derde lid van het reglement van plichtenleer van het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten, zoals goedgekeurd door het KB van 10 oktober 2013 en zoals hernomen via KB van 18 juli 2017 en KB van 14 januari 2021.
[7] Artikel 23, eerste lid van het Koninklijk besluit van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement van plichtenleer der accountants; Artikel 17, eerste lid van het reglement van plichtenleer van het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten, zoals goedgekeurd door het KB van 10 oktober 2013 en zoals hernomen via KB van 18 juli 2017 en KB van 14 januari 2021.
[8] Volgens art. 1997 van het Burgerlijk Wetboek dient de lasthebber voldoende kennis van de bedoelingen van zijn lastgever te hebben.
[9] Artikel 11, §1 van het reglement van plichtenleer van het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten, zoals goedgekeurd door het KB van 10 oktober 2013 en zoals hernomen via KB van 18 juli 2017 en KB van 14 januari 2021. De Commissie van beroep (ex-IAB) heeft reeds geoordeeld dat door in de algemene voorwaarden een opzegtermijn van 6 of 12 maanden te bepalen, het lid aan zijn plicht tot waardigheid en eerlijkheid heeft verzaakt.
