De nombreuses entités sont tenues d’enregistrer leurs bénéficiaires effectifs dans le registre UBO dans les 30 jours suivant leur création. Si vous constituez une société, une A(I)SBL, fondation ou autre entité juridique ou prenez en charge des entités nouvellement constituées, n’oubliez pas de les informer de cette obligation !
Un message de l’Administration générale de la trésorerie :
Comme expert-comptable ou conseiller fiscal, vous accompagnez régulièrement vos clients dans la création de leur entreprise.
Pensez à informer vos clients sur l’importance de l’enregistrement dans le registre UBO dès la création de leur entreprise : dans les 30 jours suivant la constitution de leur société, A(I)SBL, fondation ou autre entité juridique, vos clients ont l’obligation d’enregistrer leurs bénéficiaires effectifs dans le registre UBO du SPF Finances.
Pourquoi l’enregistrement UBO est-il indispensable ?
L’enregistrement des bénéficiaires effectifs dans le registre UBO n’est pas une simple formalité administrative ; il s’agit d’un atout majeur pour la transparence et la crédibilité de l’entreprise de votre client. Cela permet à toutes les parties prenantes de savoir qui contrôle ou détient cette entreprise.
L’enregistrement des bénéficiaires effectifs de votre client lui permet de :
- Renforcer sa crédibilité auprès de ses partenaires ;
- Limiter les risques financiers en identifiant clairement ses bénéficiaires effectifs ;
- Contribuer à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
Rappelons également que cet enregistrement est une exigence légale. Le non-respect de cette obligation ou l’enregistrement d’informations incorrectes peuvent entraîner de lourdes sanctions pour vos clients, avec des amendes allant de 250 à 50 000 euros, voire une radiation de la Banque-Carrefour des Entreprises.
Quelles démarches doivent être entreprises par votre client, ou par vous-même en tant que mandataire ?
Votre client sera amené à accéder au registre UBO dans trois situations différentes :
1. Enregistrement initial
Lors de la création de son entreprise, votre client doit se connecter au registre UBO et enregistrer pour la première fois les bénéficiaires effectifs, et ce, dans les 30 jours suivant la création de l’entreprise. Il doit également ajouter tout document démontrant que les informations enregistrées sont exactes, adéquates et actuelles (par exemple une copie du registre des parts, le procès-verbal de l’Assemblée générale, un pacte d’actionnaires, etc.). Si les informations enregistrées sont déjà reprises dans un acte publié au Moniteur belge, votre client ne doit pas ajouter de document probant supplémentaire et peut simplement lier son enregistrement UBO au Moniteur belge dans l’application.
2. Mise à jour en cas de changement
En cas de modification concernant l’identité ou l’étendue du contrôle des bénéficiaires effectifs, votre client doit mettre à jour les informations dans le registre UBO dans les 30 jours suivant cette modification.
3. Confirmation annuelle
Chaque année, même si aucune modification n’a été apportée, votre client doit se rendre sur le registre UBO pour confirmer les informations. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer à nouveau les informations : la simple confirmation suffit. Cela garantit que les données reflètent toujours la réalité.
Un suivi UBO simplifié grâce à notre collaboration avec l’ITAA
Par le passé, nous avons travaillé main dans la main avec l’ITAA pour tenter de simplifier vos tâches et améliorer l’utilisation du registre UBO.
En réponse à vos suggestions, nous avions mis en place le module des mandataires. Désormais, toutes les informations relatives aux obligations UBO de vos clients, pour lesquels vous agissez en tant que mandataire, sont regroupées en un seul endroit. Vous pouvez vérifier d’un seul coup d’œil si chaque mandant est à jour avec ses documents probants et sa confirmation annuelle. Ce suivi simplifié vous permet de garantir facilement la conformité de vos clients.
Nous avons également relié eStox, le registre électronique des titres, à notre registre UBO, pour faciliter vos démarches. Toute modification d’actionnaires enregistrée dans eStox est automatiquement reportée dans le registre UBO. De plus, la confirmation annuelle des données UBO peut être effectuée directement via eStox, sans avoir à ajouter de documents probants dans le registre UBO. Cela constitue un réel gain de temps pour vous.
Cette connexion permet notamment :
– la certitude et la qualité de l’enregistrement dans le registre UBO ;
– un flux rapide des données garantissant le caractère actuel des données contenues dans le registre UBO;
– pas de différence possible entre l’information contenue dans le registre UBO et le registre électronique des parts (ce qui n’est pas le cas en cas d’enregistrement direct des bénéficiaires effectifs dans le registre UBO ou en cas de modification du registre des parts sans transmission au registre UBO) ;
– efficacité des documents probants et conservation de la qualité.
Pensez à informer vos clients sur l’importance de l’enregistrement UBO dès la création de leur entreprise
Vous avez un rôle à jouer pour aider vos clients à respecter cette obligation légale et à garantir la transparence de leur entreprise. Un suivi proactif renforcera non seulement leur crédibilité, mais aussi la vôtre en tant que conseiller de confiance. Nous vous remercions d’avance pour votre collaboration.
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