La plupart des professionnels auront déjà été confrontés à un audit dit « électronique ». Il s’agit d’une méthode de travail dans laquelle, en préparation du contrôle fiscal, l’administration demande le transfert du back-up de la comptabilité tenue électroniquement pour utiliser ensuite son propre logiciel de contrôle.

Certes, en cette période de coronavirus, une telle méthode de travail offre certaines perspectives lors d’un contrôle fiscal, mais cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas l’aborder de manière suffisamment critique. L’ITAA tient à insister sur quelques réflexes qu’il faut bien avoir à l’esprit.

La demande de l’administration pour le transfert du back-up de la comptabilité tenue électroniquement n’a pas de base juridique et doit donc être abordée avec prudence. La pratique montre que nos membres sont souvent les premiers à être contactés par l’administration, souvent même sans que le contribuable lui-même ne sache qu’il fera l’objet d’un contrôle fiscal.

Il est donc important que le professionnel sache qu’il n’y a aucune obligation légale de répondre à la demande. Aucune sanction ne peut être imposée par l’administration à cet égard. Au contraire, les principes de bonne administration exigent que l’administration elle-même signale spontanément que la demande est informelle et entièrement sans obligation.

Le professionnel doit alors également avoir le réflexe de revenir sur la lettre de mission et de vérifier si sa mission s’étend à la représentation de son client lors d’un contrôle fiscal. Il est évident que ce n’est pas parce que l’on a rempli une déclaration à l’impôt des sociétés que l’on est automatiquement suffisamment mandaté pour représenter la société cliente lors d’un contrôle fiscal. Il est recommandé que le professionnel e réponde à la demande de l’administration qu’à partir du moment où le client, en toute connaissance de cause, donne cette instruction sur une base entièrement volontaire.

Bien entendu, l’utilisation des techniques numériques modernes ne peut et ne doit pas donner lieu à l’échange d’informations autres que celles qui sont demandées ou dont la communication est légalement obligatoire. Ici aussi, la prudence s’impose. Les demandes de l’administration de transférer le back-up sont souvent accompagnées d’un manuel, mais les membres doivent s’assurer des informations qu’ils transfèrent.

En principe, un back-up concerne la copie de sécurité des données saisies dans l’application informatique qui permet la tenue électronique des comptes. Il contient donc toutes les données saisies dans le logiciel comptable pour tous les exercices. Avec certains logiciels, cela signifie que le back-up de tous les exercices est automatiquement transféré au lieu de ceux qui font l’objet du contrôle. Le professionnel doit donc s’assurer que les logiciels qu’il utilise permettent de séparer les exercices nécessaires et offrent la transparence nécessaire pour qu’on sache ce qui est transféré.

Ce faisant, le professionnel devra également s’assurer que les informations transmises ne contiennent pas d’éléments couverts par le secret professionnel, mais ne concernent que les informations à conserver en vertu de la loi et sont conformes au contrôle fiscal sous-jacent.

Si la demande n’est pas satisfaite, le contrôle fiscal devrait connaître un cours normal et l’administration devrait venir sur place où les registres et les livres  nécessaires doivent être présentés, conformément à l’objet du contrôle.

La pratique montre que certains contrôleurs sur place demandent également la présentation du back-up. Dans certains cas, cependant, l’assujetti ne pourra pas donner suite à ces demandes car il n’a pas lui-même traité ses comptes électroniquement mais les a confiés à un professionnel et le back-up est donc détenu par ce dernier.

Dans ces circonstances, il n’existe pas de précédent qui permettrait de savoir si le contribuable enfreint les dispositions de contrôle fiscal, avec toutes les conséquences possibles, ou si, dans le cadre des pouvoirs de contrôle qui lui sont conférés, l’administration doit s’adresser au cabinet du professionnel, où se trouve le back-up.

Compte tenu que le risque final est chez le client, il est en tout état de cause important de l’informer au mieux afin que les instructions appropriées puissent être données en toute connaissance de cause. À cette fin, l’ITAA-zine  publiera un article en février 2021 intitulé « E-Audit : un état des lieux« .